E-faktura vs PDF: Vilket ska du välja (och när)?
Praktisk guide om skillnaderna mellan e-faktura och PDF-faktura, kostnader och när kunder kräver vilket format.
Ska du skicka e-faktura eller PDF-faktura? Många företagare är osäkra på skillnaden – och när de ska använda vilket format. Här är en praktisk guide med för- och nackdelar.
Vad är e-faktura?
E-faktura (elektronisk faktura) är en faktura som skickas direkt via banken till kundens internetbank. Kunden får en notifiering och kan betala med ett klick.
💡 Hur e-faktura fungerar:
- Du skapar fakturan i ditt fakturaprogram
- Du skickar den via e-fakturatjänst (t.ex. via din bank)
- Fakturan hamnar direkt i kundens internetbank
- Kunden godkänner och betalar med ett klick
Vad är PDF-faktura?
PDF-faktura är en vanlig PDF-fil som du skickar via e-post till kunden. Kunden öppnar filen, läser fakturan och betalar manuellt via sin internetbank.
Jämförelse: E-faktura vs PDF
| Faktor | E-faktura | PDF-faktura |
|---|---|---|
| Snabbhet | ⚡ Direkt i banken | 📧 Via e-post |
| Betalning | ✅ Ett klick | ⏳ Manuell inloggning |
| Kostnad | 💰 Ofta 3-10 kr/st | ✅ Gratis |
| Krav från kund | 📋 Större företag/offentlig sektor | ✅ Alla accepterar |
| Automatisering | ✅ Fullt automatiserad | ⚠️ Kräver manuell hantering |
Fördelar med e-faktura
- Snabbare betalning: Kunden betalar oftast inom några dagar istället för veckor
- Mindre administration: Ingen risk att fakturan fastnar i spam eller försvinner
- Professionell image: Stora företag förväntar sig e-faktura
- Automatisk betalning: Vissa företag har automatisk betalningsgodk ännande
Nackdelar med e-faktura
- Kostnad: De flesta banker tar 3-10 kr per skickad e-faktura
- Kräver uppsättning: Du måste ha avtal med bank eller e-fakturaleverantör
- Inte alla kan ta emot: Vissa mindre företag och privatpersoner saknar stöd
Fördelar med PDF-faktura
- Gratis: Ingen kostnad per faktura
- Universellt: Alla kan ta emot PDF via e-post
- Ingen uppsättning: Fungerar direkt utan bankkoppling
- Flexibelt: Du kan skicka fakturan till flera mottagare samtidigt
Nackdelar med PDF-faktura
- Långsammare betalning: Kunden måste logga in manuellt och betala
- Risk för spam: Fakturan kan hamna i skräppost
- Mer administration: Kunden måste mata in betalningsuppgifter själv
När kunder kräver e-faktura
Vissa kunder kräver obligatoriskt e-faktura. Det gäller främst:
- 🏛️Offentlig sektor: Staten, kommuner, regioner kräver alltid e-faktura
- 🏢Större företag: Många stora bolag har automatiserad fakturhantering och vill bara ha e-faktura
- 🏭Factoringbolag: Om du säljer dina fakturor (fakturaköp) kräver de ofta e-faktura för snabbare hantering
Kostnader – e-faktura via banken vs gratis PDF
E-faktura (via bank)
- • SEB: 5-8 kr per faktura
- • Swedbank: 4-7 kr per faktura
- • Nordea: 6-9 kr per faktura
- • Handelsbanken: 5-8 kr per faktura
Priser varierar beroende på avtal och antal fakturor per månad.
PDF-faktura
Helt gratis att skicka via e-post. Ingen kostnad per faktura, ingen månadskostnad.
FakturaPros fakturaprogram stödjer både e-faktura och PDF-faktura. Du väljer själv vilket format som passar bäst för varje kund.
Flexibel fakturering med båda formaten
Med FakturaPro kan du skicka både e-faktura och PDF-faktura. Välj format per kund – enkelt och flexibelt.
Prova FakturaPro gratis →
