Automatisk avprickning
Betalningen kan matchas mot rätt faktura utan att du behöver leta manuellt.
Guide till OCR-nummer
OCR-nummer – Vad det är och hur det fungerar
Ett OCR-nummer hjälper banken att automatiskt koppla en betalning till rätt faktura. Det betyder mindre administration, färre fel och bättre kontroll över dina betalningar.
Faktura
OCR-nummer
Bank
Betalning registrerad
Vad är OCR-nummer?
En betalningsreferens som gör jobbet efter fakturan enklare.
Ett OCR-nummer är ett referensnummer som kunden anger när fakturan betalas. Numret gör att betalningen kan kopplas till rätt faktura.
Tänk dig att du skickar faktura 1042 till en kund. När kunden betalar anger kunden OCR-numret som står på fakturan. Banken och betalningssystemet kan då se vilken faktura betalningen gäller.
Därför använder många företag OCR-nummer. Det minskar manuellt arbete och gör det lättare att hålla koll när flera kunder betalar samtidigt.
Exempel i vardagen
Kunden betalar 4 875 kr
Om kunden anger rätt OCR referensnummer kan betalningen kopplas till rätt faktura utan att du behöver jämföra belopp, namn och datum manuellt.
Varför använder företag OCR-nummer?
För att slippa lägga tid på betalningar som borde sköta sig själva.
Färre fel
När kunden anger rätt OCR-nummer minskar risken att betalningen kopplas fel.
Snabbare administration
Du sparar tid när betalningar blir lättare att följa upp och stämma av.
Professionell fakturering
Fakturan känns tydlig och enkel att betala för kunden.
Enklare uppföljning
Det blir lättare att se vilka fakturor som är betalda och vilka som behöver följas upp.
Hur fungerar ett OCR-nummer?
Från faktura till registrerad betalning.
1
Skapa faktura
Fakturan får kund, belopp, förfallodatum och referens.
2
OCR skapas
Ett OCR-nummer med kontrollsiffra används som betalningsreferens.
3
Kunden betalar
Kunden anger OCR-numret vid betalningen.
4
Banken läser OCR
OCR-numret gör att betalningen kan identifieras.
5
Betalningen kopplas
Betalningen matchas mot rätt faktura.
6
Fakturan följs upp
Du ser enklare vad som är betalt och vad som återstår.
Hur skapar man ett OCR-nummer?
Normalt skapas det automatiskt i fakturaflödet.
Du ska normalt inte behöva räkna fram ett OCR-nummer själv. Ett faktureringsprogram eller betalningssystem skapar numret åt dig.
OCR-numret bygger ofta på en referens, till exempel fakturanummer eller kundnummer, och kompletteras med en kontrollsiffra. Kontrollsiffran hjälper systemet att upptäcka om kunden råkar skriva fel.
Vill du använda Bankgirots OCR-tjänst behöver företaget normalt ett OCR-avtal med banken. Banken kan då koppla betalningar med OCR till ditt bankgiro på rätt sätt.
1. Skapa fakturan
Fyll i kund, rader, belopp och betalningsvillkor.
2. Lägg till referens
OCR- eller referensnummer visas i betalningsinformationen.
3. Kunden betalar
Kunden använder referensen när fakturan betalas.
4. Följ upp
Du får bättre kontroll över vad som är betalt.
OCR-nummer exempel
Ett OCR-nummer ser enkelt ut – men sista siffran spelar roll.
12345678903
Ett längre OCR-nummer med kontrollsiffra i slutet.
20260014562
Kan bygga på fakturanummer eller kundnummer, beroende på upplägg.
8754219067
Kortare OCR-nummer kan också förekomma om banken och systemet stödjer det.
Fel OCR
12345678904
En enda siffra kan göra att numret inte godkänns eller behöver kontrolleras manuellt.
Rätt OCR
12345678903
Kontrollsiffran hjälper till att visa att OCR-numret är korrekt.
Vanliga misstag
Små fel i referensen kan skapa onödigt arbete.
FakturaPro hjälper dig skapa tydliga fakturor med betalningsuppgifter, referenser och status. Det gör det enklare att följa upp fakturor och undvika manuell kontroll i onödan.
Fel OCR
Ett felaktigt OCR-nummer kan göra att betalningen inte matchas automatiskt.
Saknad kontrollsiffra
Kontrollsiffran hjälper systemet att upptäcka felskrivna nummer.
Fel referens
Om kunden anger fel referens kan betalningen hamna i manuell hantering.
Blanda OCR och fakturanummer
Fakturanummer identifierar fakturan. OCR används som betalningsreferens.
Manuell hantering
Utan tydlig referens behöver du lägga mer tid på att kontrollera betalningar.
OCR-nummer eller fakturanummer?
De hör ihop, men används inte på samma sätt.
Fråga
OCR-nummer
Fakturanummer
Syfte
Koppla en betalning till rätt faktura.
Identifiera fakturan i din bokföring och fakturalista.
Hur används det?
Kunden anger OCR-numret när fakturan betalas.
Du använder fakturanumret för ordning, historik och uppföljning.
Består av
Siffror och vanligtvis en kontrollsiffra.
En löpande nummerserie, ofta enligt företagets fakturarutin.
Vem använder det?
Banken, betalningssystemet och företaget som tar emot betalningen.
Företaget, kunden och bokföringen.
Skillnad
OCR är betalningsreferensen.
Fakturanummer är fakturans identitet.
Därför väljer företag FakturaPro
Mindre administration efter att fakturan är skickad.
Fakturering handlar inte bara om att skicka en faktura. Du behöver också veta vad som är betalt, vad som är sent och vad som behöver följas upp.
Med FakturaPro kan du skapa tydliga fakturor, lägga till betalningsuppgifter och hålla bättre koll på status. Det ger färre fel och mer kontroll i vardagen.
Resultatet är enkelt: snabbare betalningar, mindre manuell hantering och mer tid till företaget.
Bättre överblick
Se fakturor, status och uppföljning på ett ställe.
Snabbare betalningar
Tydliga betalningsuppgifter gör fakturan enklare att betala.
Färre fel
Mindre risk att referenser och betalningar blandas ihop.
Mer tid
Lägg mindre tid på administration och mer tid på verksamheten.
Vanliga frågor
Svar om OCR-nummer på faktura.
Vad är ett OCR-nummer?
Ett OCR-nummer är ett referensnummer som används vid betalning. Det hjälper banken och företaget att koppla betalningen till rätt faktura.
Vad betyder OCR på faktura?
På en faktura betyder OCR att kunden ska ange ett särskilt referensnummer när fakturan betalas. Numret gör betalningen lättare att matcha.
Är OCR-nummer obligatoriskt?
Nej, OCR-nummer är inte alltid obligatoriskt. Många företag använder det ändå eftersom det minskar manuell administration och risken för fel.
Hur långt får ett OCR-nummer vara?
Längden kan variera beroende på bank, avtal och system. Många OCR-nummer består av flera siffror och avslutas med en kontrollsiffra.
Hur skapar man ett OCR-nummer?
OCR-nummer skapas normalt automatiskt av ett faktureringsprogram eller ett betalningssystem. Numret innehåller vanligtvis en kontrollsiffra.
Vad är skillnaden mellan OCR och fakturanummer?
Fakturanummer identifierar fakturan i din fakturering. OCR-nummer används som betalningsreferens när kunden betalar.
Kan man ha faktura utan OCR?
Ja. En faktura kan betalas med fakturanummer, kundnummer eller annan referens. OCR gör däremot avprickningen enklare om du använder den tjänsten.
Hur fungerar OCR vid Bankgiro?
För Bankgirots OCR-tjänst behöver företag normalt ett OCR-avtal via banken. Då kan betalningar med OCR-referens hanteras mer automatiskt.
Vad händer om kunden skriver fel OCR?
Om OCR-numret är fel kan betalningen behöva hanteras manuellt. Kontrollsiffran gör det lättare att upptäcka fel innan betalningen genomförs.
Hur fungerar kontrollsiffran?
Kontrollsiffran är en siffra i OCR-numret som hjälper systemet att kontrollera att numret är korrekt skrivet. Du behöver normalt inte räkna ut den själv.
Kan FakturaPro skapa OCR-nummer?
FakturaPro hjälper dig skapa tydliga fakturor med OCR- eller referensnummer på fakturan. Vill du använda Bankgirots OCR-tjänst behöver du normalt avtal med banken.
Är OCR samma sak som referensnummer?
OCR är en typ av referensnummer för betalning. Alla referensnummer är inte OCR-nummer, men OCR används just för att matcha betalningar.
Var står OCR-numret på fakturan?
OCR-numret står normalt i betalningsinformationen på fakturan, nära bankgiro, plusgiro, belopp och förfallodatum.
Kan OCR-numret vara samma som fakturanumret?
I vissa upplägg kan OCR-numret bygga på fakturanumret, men det är inte samma sak. OCR-numret behöver ofta en kontrollsiffra.
Vad är OCR betalning?
OCR betalning betyder att kunden betalar med ett OCR-nummer som referens. Det gör att betalningen kan kopplas till rätt faktura.
Vem behöver OCR-nummer?
OCR är särskilt användbart för företag som skickar många fakturor och vill minska tiden som läggs på manuell avprickning.
Läs vidare
Fler guider för enklare fakturering.
Kom igång direkt
Skapa tydligare fakturor med mindre administration.
Testa FakturaPro och gör det enklare att skapa, skicka och följa upp dina fakturor.