Betalningspåminnelse mallar: 3 färdiga exempel (snäll, neutral, strikt)

Ingen vill skicka påminnelser – men ibland måste man. Här får du 3 färdiga mallar (snäll, neutral, strikt) som du kan kopiera direkt. Plus regler för när du får ta ut påminnelseavgift.

Mall 1: Första påminnelsen – vänlig

När: 3-7 dagar efter förfallodatum
Ton: Vänlig, utgå ifrån att det glömdes bort

Ämne: Påminnelse – Faktura [fakturanummer]

Hej [Kund],

Jag hoppas allt är bra! Jag såg att faktura [fakturanummer] med förfallodatum [datum] ännu inte är betald.

Det kan lätt hända att det glöms bort i den dagliga stressen, så jag skickar en vänlig påminnelse.

Belopp att betala: [summa] kr
Bankgiro/Plusgiro: [nummer]
OCR-nummer: [OCR]

Om du redan har betalat – fantastiskt! Då kan du bortse från det här mejlet.

Hör gärna av dig om något är oklart eller om du behöver hjälp med något.

Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Företagsnamn]

💡 Tips: Bifoga fakturan igen som PDF

Mall 2: Andra påminnelsen – neutral

När: 10-14 dagar efter första påminnelsen
Ton: Neutral, lite mer formell

Ämne: Påminnelse 2 – Faktura [fakturanummer] förfallen sedan [datum]

Hej [Kund],

Jag kontaktar dig igen angående faktura [fakturanummer] som var förfallen [datum].

Trots tidigare påminnelse har jag inte sett någon betalning.

Belopp att betala: [summa] kr
Bankgiro/Plusgiro: [nummer]
OCR-nummer: [OCR]

Påminnelseavgift: 60 kr (enligt lag)
Totalt att betala: [summa + 60] kr

Vänligen betala inom 7 dagar för att undvika ytterligare åtgärder.

Om det finns problem med betalningen, kontakta mig så hittar vi en lösning.

Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Företagsnamn]

⚠️ Du får ta ut 60 kr i påminnelseavgift från andra påminnelsen

Mall 3: Sista påminnelsen – strikt

När: 10-14 dagar efter andra påminnelsen
Ton: Strikt, inkasso nästa steg

Ämne: SISTA VARNING – Faktura [fakturanummer] överlämnas till inkasso

Hej [Kund],

Detta är min sista påminnelse angående faktura [fakturanummer] som var förfallen [datum].

Trots två tidigare påminnelser har jag fortfarande inte mottagit betalning.

Ursprungligt belopp: [summa] kr
Påminnelseavgift: 60 kr
Dröjsmålsränta (8%): [beräknat belopp] kr
Totalt att betala: [summa + avgifter] kr

Om betalning inte sker inom 7 dagar kommer fakturan att överlämnas till inkasso. Detta medför ytterligare kostnader för dig (ca 400-800 kr).

Bankgiro/Plusgiro: [nummer]
OCR-nummer: [OCR]

Om du har svårigheter att betala, kontakta mig omedelbart så kan vi diskutera en avbetalningsplan.

Med vänliga hälsningar,
[Ditt namn]
[Företagsnamn]

💰 Du får ta ut dröjsmålsränta (8% per år) från förfallodatum

När du får ta ut påminnelseavgift och dröjsmålsränta

📋 Regler enligt lag:

Påminnelseavgift: 60 kr

✅ Kan tas ut från andra påminnelsen
✅ Endast en avgift per faktura (inte per påminnelse)
✅ Måste ha skickat första påminnelsen utan avgift

Dröjsmålsränta: 8% per år

✅ Räknas från förfallodatum
✅ 8% per år = ca 0,022% per dag
✅ Exempel: 10 000 kr försenat 30 dagar = ca 66 kr i ränta

Formel: (Belopp × 0,08 × antal dagar) / 365

Exempel: (10 000 × 0,08 × 30) / 365 = 65,75 kr

Inkassokostnad: 180 kr

✅ Lagstadgad avgift när du lämnar till inkasso
✅ Tillkommer utöver påminnelseavgift och ränta
✅ Kunden betalar (du får tillbaka allt)

💡 Tips från erfarna företagare:

📞 Ring hellre än mejla – oftast löser sig betalningen direkt när du pratar med personen
⏰ Skicka påminnelser på förmiddagen (högre chans att de öppnas)
🤝 Erbjud avbetalningsplan om kunden har akuta problem – bättre än inkasso
📋 Dokumentera all kommunikation (spara mejl och anteckna samtal)

Med FakturaPros fakturaprogram kan du skicka automatiska påminnelser när betalningar är sena – och hålla koll på vilka fakturor som är förfallna.